LINEやInstagramのDMで予約を受けていると、最初は問題なくても、件数が増えるにつれて「空いている日を何度もやり取りする」「予約内容を別の場所へ転記する」といった作業が増えてきます。
とはいえ、予約がまだ多くない段階で、いきなり有料の予約システムを契約する必要があるとは限りません。
無料から始めるなら、Googleフォーム、Googleカレンダーの予約スケジュール、Square予約などが候補になります。ただし、この3つは同じことをするサービスではありません。
この記事では、個人で教室・レッスン・相談・サロンなどのサービスを提供している方を想定して、「今の予約方法を少し楽にしたい」という段階から、どの方法を選べばよいか整理します。
LINE・DMでの予約受付が大変になるのはどんなとき？
LINEやDMでの予約受付そのものが悪いわけではありません。予約件数が少なく、日時の調整も複雑でなければ、そのままでもOKです。
見直した方がよいのは、次のような作業が増えてきたときです。
- 「○日は空いていますか？」というやり取りが何往復も続く
- 名前・希望日時・相談内容を毎回聞いている
- DMで受けた予約をカレンダーへ手作業で転記している
- 予約日時を決めたあと、確認メッセージを個別に送っている
- 予約と支払いを別々に案内している
- 予約が増えて、見落としや二重予約が心配になってきた
この段階で大切なのは、「予約システムを導入するかどうか」ではなく、今いちばん手間になっている作業をどこまで減らしたいかです。
まず結論｜予約の決め方で選ぶと分かりやすい
| 今の状況 | 向いている方法 |
|---|---|
| 相談内容や場所を確認してから日時を決めたい | Googleフォーム |
| 決まった時間枠からお客様自身に選んでもらいたい | Googleカレンダーの予約スケジュール |
| 予約管理に加えて、顧客管理や決済までまとめたい | Square予約 |
| 予約がまだ少なく、今のやり取りで困っていない | LINE・DMのままでも可 |
「無料だからGoogleフォーム」という選び方ではなく、予約を受けたあとに自分で調整したいのか、お客様に空き枠を選んでもらいたいのかで考えると選びやすくなります。
Googleフォームが向く人｜希望を聞いてから自分で日時を決めたい
Googleフォームは、予約を自動確定するための専用システムではありません。
名前、連絡先、希望日時、相談内容などをフォームでまとめて受け取り、その内容を確認してから返信する使い方に向いています。
回答はGoogleフォーム上で確認でき、Googleスプレッドシートへ保存して一覧で管理することもできます。
こんな予約に向いている
- 訪問先によって移動時間が変わるレッスン
- 相談内容を確認してから必要時間を決めたい個別相談
- 第1希望・第2希望を聞いてから日程を調整したいサービス
- 予約前に質問や要望を詳しく聞いておきたい場合
たとえば訪問レッスンでは、同じ60分のレッスンでも前後の移動時間が場所によって変わります。
この場合、空き枠をそのまま公開するより、フォームで希望を受け取ってから返信する方が運用しやすいことがあります。
注意点は「送信＝予約確定」ではないこと
Googleフォームだけでは、誰かが希望した時間を自動的に予約済みにして、ほかの人から見えなくする予約管理にはなりません。
そのため、「フォーム送信では予約は確定しません。日時は返信でお知らせします」など、確定方法を分かりやすく書いておく必要があります。
Googleフォームで実際に予約フォームを作る手順は、別記事で詳しくまとめています。
Googleカレンダーが向く人｜空いている時間から選んでもらいたい
Googleカレンダーの「予約スケジュール」では、予約可能な時間を掲載した予約ページを作り、リンクを共有できます。
予約が入るとカレンダーに予定が追加され、既存の予定と重なる時間は予約ページ上でブロックされます。
こんな予約に向いている
- 30分相談、60分レッスンなど時間が決まっている
- 毎週決まった曜日・時間帯だけ予約を受けたい
- 空き時間を聞かれるやり取りを減らしたい
- 予約が決まったらGoogleカレンダーでそのまま管理したい
たとえばオンライン相談を毎回60分で受けているなら、「火曜と木曜の10時〜15時」など予約可能な時間を設定し、お客様に空いている枠から選んでもらう方法が使えます。
無料で使える範囲には違いがある
Googleの公式案内では、個人のGoogleアカウントでも予約スケジュールを作成できます。
一方、複数カレンダーの空き状況確認、リマインダーなど一部の予約機能は、対象となるGoogle WorkspaceやGoogle Oneの有料プランで提供されています。
「予約ページを作れれば十分」という段階と、「仕事用の予約システムとして細かく管理したい」という段階では、必要な機能が変わります。
Square予約が向く人｜予約と顧客・支払いまでまとめたい
予約件数が増え、「日時を決める」だけでなく、顧客情報や支払いも一緒に管理したくなったら、予約管理システムを検討する段階です。
Square予約には無料プランがあり、無料のオンライン予約サイトを作成できます。
Square公式では、フリープランでもネット予約、顧客管理、自動リマインダー、オンライン決済などの機能が案内されています。決済を利用した場合は決済手数料がかかります。
こんな場合はSquare予約を検討しやすい
- 予約件数が増えてきた
- 予約確認やリマインドの手作業を減らしたい
- 顧客情報も予約と一緒に管理したい
- 予約時やサービス提供時の支払いもまとめたい
- 今後スタッフやサービスメニューが増える可能性がある
逆に、月に数件の問い合わせを受けて自分で日程調整するだけなら、最初からここまで仕組み化しなくてもGoogleフォームで足りることがあります。
Square予約を無料で始める方法や、どこまでできるかは以下の記事で詳しく解説しています。
3つの方法を「無料だから」だけで選ばない
無料で始められることは大切ですが、予約受付では「無料かどうか」だけで選ぶと、結局手作業が残ってしまうことがあります。
| 比較したいこと | Googleフォーム | Googleカレンダー | Square予約 |
|---|---|---|---|
| 希望・相談内容を詳しく聞く | ◎ | △ | ○ |
| 空き枠から予約してもらう | △ | ◎ | ◎ |
| 予約をカレンダーで管理 | 手動調整が基本 | ◎ | ◎ |
| 顧客管理 | 回答一覧で管理 | 予約情報中心 | ◎ |
| 決済までまとめる | 別途必要 | 無料利用では別途検討 | ○ |
| 向いている段階 | 希望受付を整理したい | 日程調整を自動化したい | 予約業務全体をまとめたい |
機能が多いものが正解ではありません。今困っている作業を一つ減らせる方法から始める方が、設定にも管理にも無理がありません。
ケース別｜自分ならどれを選ぶ？
ケース1：月に数件、訪問レッスンの予約を受ける
Googleフォームが候補です。
場所や希望内容によって移動時間・必要時間が変わるため、希望を受け取ってから日程を確定する方が合わせやすいでしょう。
ケース2：オンライン相談を毎週決まった時間に受ける
Googleカレンダーの予約スケジュールが候補です。
60分など固定の枠を用意できるなら、お客様自身に空き時間から選んでもらうことで日程調整を減らせます。
ケース3：サロンや教室で予約件数が増え、支払いも管理したい
Square予約などの予約管理システムを検討する段階です。
予約ページだけでなく、顧客管理や決済まで一つの流れにまとめたい場合は、フォームやカレンダーだけで運用するより管理しやすくなります。
ケース4：まだ月に1〜2件で、DMでも困っていない
急いで変える必要はありません。
予約方法を増やすことで、かえって確認する場所が増えることもあります。
まずは予約時に聞く内容をテンプレート化するだけでも十分です。
予約方法を変える前に決めておきたい5つのこと
- 予約は即時確定か、確認後に確定か
- 1回のサービス時間は固定か
- 予約時に聞きたい情報は何か
- 支払いは予約時・当日・後日のどれか
- 予約が増えたとき、どこまで自動化したいか
この5つが決まれば、必要以上に高機能なサービスを選びにくくなります。
特に「今は無料で始めたい」という場合でも、半年後に予約が増えたときのことまで完璧に決める必要はありません。
Googleフォームから始め、日程調整が負担になったらGoogleカレンダーや予約管理システムへ移る方法でも構いません。
まとめ｜今いちばん減らしたい予約作業から選ぶ
LINEやDMでの予約受付が大変になってきたら、最初から高機能な予約システムを導入するのではなく、何の作業に時間がかかっているのかを確認してみてください。
- 希望日時や相談内容をまとめて受け取りたい → Googleフォーム
- 空いている時間からお客様に選んでもらいたい → Googleカレンダー
- 予約・顧客・支払いまでまとめて管理したい → Square予約
- 今の受付方法で困っていない → LINE・DMを続けても問題なし
予約方法は、機能の多さではなく、自分の仕事の流れに合っているかで選ぶことが大切です。
まずは現在の予約受付で「毎回繰り返している作業」を一つ書き出してみてください。そこを減らせる方法を選ぶと、必要な仕組みが見えやすくなります。
那須塩原市・那須町・大田原市周辺で、Googleフォームや予約方法を自分の仕事に合わせて整えたい方は、KIKU Worksのパソコンレッスンで実際の業務を見ながら一緒に設定することもできます。